Legalitas dokumen selalu menjadi syarat untuk berbagai urusan penting, baik di dalam negeri atau mancanegara. Tapi, tak sedikit yang belum memahami apa itu legalisir, fungsinya, hingga proses yang harus ditempuh.
Ini dia panduan lengkap seputar legalisir, mulai dari pengertian, tujuan, syarat dokumen, sampai proses pengajuannya.
Apa Itu Legalisir?
Legalisir merupakan proses pengesahan salinan dokumen dengan penandatanganan oleh pejabat berwenang serta membubuhkan cap stempel basah. Artinya, salinan tersebut dinyatakan sesuai dengan dokumen asli serta sah di mata hukum.
Proses tersebut sering menjadi syarat administratif, misalnya melamar pekerjaan, mendaftar kuliah, hingga mengurus dokumen ke luar negeri. Salah satu contoh paling umum adalah legalisir ijazah, mengingat berkas ini dibutuhkan saat akan melanjutkan studi maupun bekerja di perusahaan yang mensyaratkan dokumen akademik.
Selain ijazah, berkas lain yang bisa kita legalisasi antara lain transkrip nilai, akta kelahiran, akta nikah, SKBM (Surat Keterangan Belum Menikah), surat kuasa, dan sebagainya.
Lalu legalisir dokumen di mana? Ini tergantung jenis dokumennya. Misalnya saja legalisir dokumen kependudukan, bisa Anda lakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil), Kantor Kecamatan sesuai wilayah dan Mal Pelayanan Publik (MPP).
Tujuan Legalisir
Pengesahan salinan dokumen mempunyai berbagai tujuan penting yang tidak hanya bersifat administratif, tetapi juga perlindungan hukum bagi pemilik dokumen.
Berikut beberapa di antaranya:
1. Sebagai Pengakuan Hukum
Legalisasi membuat salinan sebuah berkas sah di mata hukum dan berfungsi sebagaimana dokumen aslinya.
2. Pemenuhan Syarat Administratif
Kebanyakan instansi/perusahaan memberi syarat penyerahan dokumen yang telah mendapat pengesahan demi melengkapi proses pendaftaran atau pengajuan.
3. Kebutuhan Penggunaan di Luar Negeri
Dokumen yang nanti kita gunakan di mancanegara umumnya wajib dalam bentuk legalisir untuk mendapat pengakuan internasional.
4. Perlindungan Konsumen
Legalisir mencegah potensi dokumen aspal serta sebagai perlindungan hukum pemiliknya.
5. Mempercepat Proses Validasi
Salinan dokumen dengan tanda tangan dan stempel legalisir mempercepat verifikasi oleh pihak ketiga, sehingga tahap seleksi atau evaluasi menjadi lebih cepat.
Syarat Legalisir
Sebelum Anda mengurus legalisir dokumen, penting untuk memahami syarat dasarnya agar proses berjalan lancar. Berikut ini adalah syarat legalisir sebagai contoh adalah legalisir ijazah sekolah ke Instansi Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.
1. Ijazah Asli
Membawa ijazah asli untuk keperluan verifikasi keaslian dokumen.
2. Fotokopi Ijazah
Biasanya dalam jumlah 2–5 lembar atau sesuai kebutuhan legalisir. Nantinya pejabat berwenang akan memberi stempel dan tanda tangan pada copy dokumen ijazah ini.
3. Transkrip Nilai (Sesuai Permintaan)
Beberapa daerah meminta juga fotokopi dan dokumen asli SKHUN atau rapor sebagai pelengkap verifikasi.
4. Surat Permohonan Legalisir
Beberapa Dinas Pendidikan meminta surat permohonan resmi dari pemohon, terutama jika mewakili orang lain.
5. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak
Kepala sekolah dari satuan pendidikan tempat ijazah terbit yang mengisi dan menandatangani surat pernyataan ini. Biasanya template sudah tersedia atau Anda download sendiri pada website resmi instansi.
6. Materai
Untuk keperluan tanda tangan surat pernyataan tanggung jawab mutlak.
7. Kartu Identitas Diri
KTP asli dan fotokopi pemohon atau orang yang mendapat wewenang.
8. Surat Kuasa (Jika orang lain yang mewakili pengurusan legalisir)
Bila proses diurus oleh orang lain, surat kuasa bermaterai dan fotokopi KTP pemberi kuasa wajib dilampirkan.
Prosedur Legalisir
Setelah menyiapkan dokumen-dokumen yang Anda perlukan untuk legalisir Berikut prosedur legalisir ijazah sekolah yang perlu Anda ikuti:
- Siapkan dokumen asli dan fotokopi dengan jumlah sesuai yang akan Anda legalisir.
- Datangi sekolah asal untuk melakukan legalisasi awal di sekolah penerbit ijazah.
- Lanjutkan ke Dinas Pendidikan setelah mendapat pengesahan dari sekolah untuk legalisasi lanjutan.
- Lengkapi formulir legalisir yang tersedia, serahkan dokumen, dan tunggu proses verifikasi.
- Dokumen siap Anda gunakan setelah mendapat cap dan tanda tangan resmi.
Jika Anda masih bingung tentang apa itu legalisir dan bagaimana mengurusnya dengan benar, serahkan saja pada ahlinya. Pro-Penerjemah siap membantu proses legalisir dokumen Anda, cepat, aman, dan transparan. Hubungi kami sekarang untuk berkonsultasi gratis!
