Mengurus dokumen untuk keperluan luar negeri tidak bisa dilakukan sembarangan. Saat dokumen Indonesia akan digunakan di negara lain, cara mengurus apostille menjadi tahapan wajib agar dokumen tersebut diakui secara hukum internasional.
Apostille bukan sekadar cap tambahan, melainkan pengesahan resmi yang memastikan keaslian tanda tangan dan stempel pejabat pada dokumen publik. Sejak Indonesia resmi menjadi anggota Konvensi Den Haag 1961 pada 4 Juni 2022, proses legalisasi dokumen menjadi lebih ringkas.
Namun, meski prosedurnya sudah berbasis online, tetap ada alur dan syarat yang perlu dipahami secara detail.
Apa Itu Apostille?
Apostille adalah sertifikat yang dikeluarkan oleh otoritas resmi negara asal dokumen. Di Indonesia, kewenangan ini berada di bawah Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU) Kementerian Hukum dan HAM. Sertifikat ini berfungsi untuk membuktikan bahwa dokumen benar-benar dikeluarkan oleh instansi yang sah.
Tanpa apostille, dokumen berpotensi ditolak oleh institusi di luar negeri, meskipun isinya benar. Inilah mengapa apostille menjadi bagian krusial dalam urusan pendidikan, pekerjaan, pernikahan, hingga kegiatan bisnis lintas negara.
Jenis Dokumen yang Dapat Diajukan Apostille
Tidak semua dokumen bisa langsung diajukan. Apostille hanya berlaku untuk dokumen publik atau dokumen yang telah dilegalisasi oleh pejabat berwenang di Indonesia.
Contoh Appostile yang umum diajukan meliputi:
- Appostile Akta kelahiran, akta nikah, dan akta cerai
- Appostile Ijazah dan transkrip nilai
- SKCK dan surat keterangan resmi
- Dokumen notaris tertentu
Dokumen harus dalam kondisi jelas, tidak rusak, dan data di dalamnya konsisten dengan identitas pemohon. Kesalahan kecil sering kali menjadi penyebab proses tertunda.
Alur Resmi Apostille Melalui Kemenkumham
Saat ini, seluruh proses dilakukan melalui layanan Apostille Kemenkumham secara daring. Pemohon diwajibkan membuat akun pada sistem resmi apostille AHU sebelum mengajukan permohonan.
Setelah login, Anda akan diminta mengunggah dokumen, mengisi data pemohon, serta menentukan negara tujuan. Proses ini kemudian masuk tahap verifikasi oleh petugas Ditjen AHU. Jika disetujui, pemohon melakukan pembayaran PNBP dan sertifikat apostille akan diterbitkan secara resmi dengan QR code yang dapat diverifikasi.
Syarat dan Ketentuan yang Wajib Anda Penuhi
Sebelum mengajukan permohonan, pastikan dokumen sudah memenuhi syarat Apostille Kemenkumham. Dokumen harus asli atau telah dilegalisasi instansi penerbitnya, serta sesuai dengan format unggahan yang ditentukan sistem.
Selain itu, dokumen hanya dapat diajukan untuk negara yang menjadi anggota Konvensi Apostille. Jika negara tujuan belum tergabung, maka prosedur legalisasi yang berbeda tetap harus ditempuh.
Langkah Teknis Pengajuan Apostille Online
Untuk memahami cara mengurus apostille dokumen, berikut gambaran tahapan teknis yang perlu Anda ikuti:
- Registrasi akun pada portal apostille AHU
- Unggah dokumen sesuai format dan ukuran
- Isi data pemohon dan tujuan penggunaan dokumen
- Menunggu proses verifikasi petugas
- Melakukan pembayaran dan mencetak sertifikat apostille
Ketelitian pada tahap pengisian data sangat menentukan. Perbedaan nama, tanggal, atau gelar dapat berpengaruh pada validitas dokumen di luar negeri.
Kesalahan Umum yang Perlu Anda Hindari
Banyak permohonan apostille tertunda karena dokumen belum diterjemahkan saat dibutuhkan, file tidak terbaca jelas, atau dokumen belum dilegalisasi pejabat publik yang berwenang. Padahal, seluruh tahapan ini menjadi bagian penting dalam cara mengurus apostille yang sesuai prosedur.
Memahami alur resmi sejak awal akan membantu Anda menghindari pengulangan proses yang memakan waktu dan biaya tambahan.
Mengurus apostille bukan soal cepat atau lambat, melainkan soal ketepatan prosedur. Dengan memahami cara mengurus apostille secara resmi dan akurat, Anda memastikan dokumen siap digunakan di negara tujuan tanpa hambatan hukum.
Jika dokumen Anda perlu diterjemahkan sebelum diajukan apostille, layanan Penerjemah Tersumpah dari Pro Penerjemah siap membantu memastikan terjemahan Anda sah, akurat, dan diakui secara hukum internasional.
