Kehilangan dokumen sepenting paspor tentu akan memicu kepanikan seketika, namun Anda perlu segera menarik napas dalam dan fokus pada solusi. Memahami cara mengurus paspor hilang secara sistematis merupakan langkah pertama untuk memulihkan identitas internasional Anda dengan cepat.
Anda tidak perlu merasa putus asa karena kantor imigrasi memiliki prosedur standar untuk membantu Anda mendapatkan dokumen baru.
1. Melaporkan Kehilangan ke Pihak Kepolisian
Langkah awal yang tidak boleh Anda lewatkan adalah mendatangi kantor polisi terdekat untuk membuat laporan kehilangan. Polisi akan meminta keterangan mengenai kronologi kejadian dan kapan terakhir kali Anda melihat paspor tersebut.
Anda membutuhkan Surat Keterangan Kehilangan ini sebagai syarat utama saat menghadap ke kantor imigrasi nantinya. Petugas kepolisian akan mencatat data diri Anda dan menerbitkan surat resmi yang menyatakan bahwa paspor dengan nomor tertentu telah hilang.
Pastikan Anda memeriksa kembali detail nama dan nomor paspor yang tertera pada surat tersebut agar tidak terjadi kesalahan administratif di kemudian hari. Tanpa surat ini, pihak imigrasi tidak akan memproses pengajuan paspor baru Anda karena alasan keamanan negara.
Salah satu tips keamanan adalah selalu menyimpan salinan digital dokumen penting (Akte, KK) beserta hasil terjemahan bahasa Inggrisnya di email/cloud. Ini akan membantu Anda mempercepat verifikasi identitas saat dokumen fisik tidak lagi berada di tangan. Tunjukkan salinan tersebut kepada petugas kepolisian sebagai bukti pendukung kepemilikan dokumen.
2. Prosedur BAP di Kantor Imigrasi
Setelah mengantongi surat kehilangan dari polisi, Anda harus menjadwalkan kunjungan ke kantor imigrasi melalui aplikasi M-Paspor.
Perlu Anda ketahui bahwa Anda tidak bisa langsung melakukan foto dan wawancara seperti pembuatan paspor baru pada umumnya. Anda akan melewati tahap Berita Acara Pemeriksaan (BAP) terlebih dahulu untuk menjelaskan alasan hilangnya paspor tersebut.
Pejabat imigrasi akan melontarkan beberapa pertanyaan untuk memastikan bahwa paspor Anda benar-benar hilang karena kelalaian atau musibah, bukan karena unsur kesengajaan atau diperjualbelikan.
Kejujuran Anda dalam menjawab pertanyaan sangat menentukan apakah permohonan Anda akan disetujui atau justru paspor hilang ditangguhkan. Jika petugas menemukan indikasi ketidakjujuran, mereka berhak menunda pemberian paspor baru selama enam bulan hingga dua tahun.
Siapkan dokumen pendukung asli lainnya untuk memperlancar proses BAP ini:
- Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang masih berlaku.
- Kartu Keluarga (KK).
- Akta Kelahiran atau Ijazah.
- Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian.
- Salinan paspor yang hilang (jika ada).
3. Memahami Biaya dan Denda yang Berlaku
Anda harus bersiap dengan konsekuensi finansial berupa denda yang telah ditetapkan oleh pemerintah melalui peraturan PNBP.
Berbeda dengan pembuatan paspor baru, kehilangan paspor akibat kelalaian akan dikenakan denda sebesar Rp1.000.000. Biaya denda ini merupakan tambahan di luar biaya buku paspor yang akan Anda pilih nantinya, baik itu paspor biasa maupun paspor elektronik.
Namun, jika Anda kehilangan paspor karena musibah seperti banjir atau kebakaran, Anda bisa mengajukan permohonan keringanan denda. Anda wajib melampirkan surat keterangan dari kelurahan atau instansi terkait yang memvalidasi terjadinya bencana tersebut.
Petugas akan meninjau bukti-bukti yang Anda berikan sebelum memutuskan apakah denda tersebut dapat dihapuskan atau tetap harus Anda bayar.
Berapa lama mengurus paspor hilang hingga bukunya benar-benar sampai ke tangan Anda? Secara umum, proses ini memakan waktu sekitar 4 hingga 7 hari kerja setelah proses BAP selesai dan pembayaran denda divalidasi.
Waktu ini bisa bervariasi tergantung pada beban kerja kantor imigrasi yang Anda pilih dan hasil pemeriksaan tim verifikasi.
4. Menangani Kehilangan Paspor saat Berada di Luar Negeri
Situasi akan terasa lebih menantang jika Anda mengalami musibah ini saat sedang melakukan perjalanan di negeri orang. Cara mengurus paspor hilang di luar Negeri melibatkan KBRI atau KJRI setempat sebagai pelindung warga negara Indonesia.
Anda harus segera melapor ke polisi setempat dan kemudian menghubungi perwakilan RI terdekat untuk mendapatkan perlindungan dokumen. Pihak KBRI biasanya akan menerbitkan Surat Perjalanan Laksana Paspor (SPLP) sebagai pengganti paspor sementara untuk perjalanan pulang ke Indonesia.
SPLP ini memiliki masa berlaku yang sangat terbatas dan hanya bisa Anda gunakan untuk satu kali perjalanan menuju tanah air. Anda tidak bisa menggunakan SPLP ini untuk melanjutkan perjalanan ke negara lain, jadi pastikan rencana kepulangan Anda sudah terjadwal.
Langkah-langkah yang perlu Anda ambil saat di luar negeri:
- Mencari kantor polisi terdekat untuk membuat Police Report.
- Menghubungi Hotline darurat KBRI/KJRI di negara tersebut.
- Menyiapkan pas foto terbaru dengan latar belakang putih.
- Menunjukkan salinan digital dokumen kependudukan yang Anda simpan di cloud storage.
5. Pemanfaatan Teknologi untuk Pengurusan Dokumen
Meskipun Anda tetap harus datang ke kantor untuk proses BAP, Anda tetap bisa memulai langkah awal dengan mencoba buat paspor hilang online melalui aplikasi resmi imigrasi.
Aplikasi ini memudahkan Anda untuk mengunggah dokumen digital dan memilih jadwal kedatangan yang paling sesuai dengan waktu luang Anda. Penggunaan aplikasi ini meminimalkan antrean panjang dan membuat proses administratif menjadi lebih transparan dan terukur.
Teknologi juga membantu Anda dalam memantau status permohonan paspor yang sedang diproses. Anda akan menerima notifikasi melalui aplikasi atau pesan singkat saat paspor baru Anda sudah siap untuk diambil di kantor imigrasi.
Pastikan Anda menyimpan bukti pembayaran denda dan biaya paspor dengan baik karena dokumen tersebut akan diminta saat pengambilan buku paspor baru.
Menjalani seluruh rangkaian cara mengurus paspor hilang memang membutuhkan kesabaran dan ketelitian yang tinggi. Namun, dengan mengikuti prosedur yang benar, Anda bisa mendapatkan kembali identitas Anda dan melanjutkan rencana perjalanan dengan lebih tenang.
Pastikan semua dokumen pendukung Anda sudah dalam kondisi siap agar tidak ada kendala saat pemeriksaan di kantor imigrasi. Sering kali, proses administratif imigrasi mengharuskan Anda memiliki terjemahan resmi, terutama jika kehilangan terjadi di luar negeri. Percayakan kebutuhan ini kepada Penerjemah Tersumpah dari Pro Penerjemah untuk hasil terjemahan yang akurat dan legal.
