Dalam praktik perdagangan internasional, kelancaran pengiriman tidak hanya ditentukan oleh kualitas produk. Banyak proses ekspor tertahan karena dokumen untuk ekspor tidak lengkap, tidak sinkron, atau tidak sesuai ketentuan resmi. Padahal, setiap dokumen memiliki fungsi hukum dan administratif yang saling terhubung.
Artikel ini membahas sembilan dokumen utama ekspor secara akurat dan praktis, agar Anda memahami perannya dan dapat menyiapkannya dengan lebih percaya diri.
1. Invoice (Commercial Invoice)
Invoice adalah dokumen komersial utama yang diterbitkan oleh eksportir sebagai bukti transaksi dengan pembeli luar negeri. Dokumen ini memuat informasi nilai barang yang menjadi dasar penilaian bea cukai, pajak, dan asuransi.
Data dalam invoice harus konsisten dengan dokumen lain, terutama packing list dan Bill of Lading. Perbedaan harga, jumlah, atau deskripsi barang sering menjadi penyebab pemeriksaan ulang oleh otoritas pabean.
2. Packing List
Packing list berfungsi menjelaskan detail fisik barang yang dikirim. Isinya mencakup jumlah kemasan, jenis kemasan, dimensi, serta berat bersih dan kotor barang.
Dokumen ini membantu proses pemeriksaan fisik, bongkar muat, dan pencocokan isi kontainer. Packing list yang terlalu umum atau tidak rinci berisiko memperlambat proses logistik di pelabuhan.
3. Bill of Lading (B/L)
Bill of Lading diterbitkan oleh perusahaan pelayaran sebagai bukti penerimaan barang sekaligus kontrak pengangkutan. Dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti kepemilikan barang.
Kesalahan penulisan nama consignee, alamat, atau pelabuhan tujuan pada B/L dapat menyebabkan hambatan saat barang akan diambil di negara tujuan. Karena itu, validasi data sebelum penerbitan sangat penting.
4. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
PEB adalah dokumen kepabeanan yang wajib disampaikan secara elektronik kepada Bea Cukai sebelum barang diekspor. Dokumen ini menjadi dasar legal bahwa barang keluar dari wilayah pabean secara sah.
Informasi dalam PEB harus selaras dengan invoice, packing list, dan B/L. Ketidaksesuaian data sering memicu penundaan atau permintaan perbaikan dokumen.
5. Shipping Instruction (SI)
Shipping Instruction merupakan instruksi tertulis dari eksportir kepada freight forwarder atau carrier. Dokumen ini mengatur detail pengapalan dan menjadi acuan penerbitan Bill of Lading.
SI yang tidak jelas atau terlambat dikirim dapat menyebabkan kesalahan data pada B/L. Dampaknya bukan hanya administratif, tetapi juga berpotensi menambah biaya koreksi dokumen.
6. COO (Certificate of Origin) atau SKA
COO atau SKA menyatakan asal negara barang dan biasanya diterbitkan oleh instansi resmi seperti KADIN atau melalui sistem e-SKA. Dokumen ini sering digunakan untuk memperoleh fasilitas tarif preferensi di negara tujuan.
Tanpa COO yang sah, importir berisiko kehilangan fasilitas kepabeanan. Dokumen ini juga menjadi bagian penting dalam pemeriksaan dokumen untuk impor di negara penerima.
7. Certificate of Analysis (CoA)
Certificate of Analysis adalah hasil pengujian laboratorium yang membuktikan kualitas dan spesifikasi produk. Dokumen ini umum diwajibkan untuk produk pangan, kimia, farmasi, dan kosmetik.
Idealnya, CoA diterbitkan oleh laboratorium terakreditasi agar dapat diterima oleh otoritas negara tujuan. CoA yang tidak valid sering memicu permintaan uji ulang.
8. Phytosanitary Certificate (Sertifikat Fitosanitari)
Sertifikat fitosanitari diterbitkan oleh instansi karantina pertanian untuk produk berbasis tumbuhan. Dokumen ini menyatakan bahwa barang bebas dari hama dan penyakit tanaman.
Untuk komoditas pertanian, sertifikat ini merupakan salah satu syarat ekspor barang ke luar negeri yang bersifat wajib. Tanpa dokumen ini, barang berisiko ditolak di pelabuhan tujuan.
9. Fumigation Certificate (Sertifikat Fumigasi)
Sertifikat fumigasi membuktikan bahwa barang atau kemasan kayu telah melalui proses fumigasi sesuai standar internasional. Dokumen ini penting untuk mencegah penyebaran organisme berbahaya.
Fumigation certificate biasanya diminta bersamaan dengan packing list dan sertifikat fitosanitari. Data di dalamnya harus konsisten dengan jenis dan jumlah barang yang dikirim.
Menyiapkan seluruh dokumen untuk ekspor secara akurat bukan hanya soal kelengkapan, tetapi juga soal konsistensi dan kepatuhan terhadap aturan internasional. Jika dokumen ekspor Anda perlu diterjemahkan secara resmi dan diakui secara hukum, Pro Penerjemah siap membantu melalui layanan Penerjemah Tersumpah yang tepercaya untuk mendukung kelancaran bisnis ekspor Anda.
