Mengurus dokumen dari luar negeri agar bisa diakui secara sah di Indonesia bukanlah proses yang bisa dianggap sepele. Jika Anda sedang berencana menikah, melanjutkan studi, atau bekerja di Indonesia dengan dokumen yang diterbitkan di luar negeri, maka Anda wajib memahami proses legalisasi dokumen luar negeri untuk digunakan di Indonesia.
Dokumen asing tanpa legalisasi bisa ditolak penggunaannya oleh instansi pemerintah di Indonesia. Itulah mengapa penting sekali memastikan dokumen Anda melalui proses yang benar sesuai ketentuan hukum yang berlaku.
Apa Itu Legalisasi Dokumen dan Mengapa Anda Membutuhkannya?
Legalisasi adalah proses meresmikan dokumen dengan cara mengesahkan tanda tangan pejabat dan cap resminya. Kenapa perlu? Agar dokumen itu dianggap sah dan berlaku di negara lain tempat dokumen itu bakal dipakai.
Berdasarkan Permenkum 8/2025, proses legalisasi dokumen dari luar negeri dilakukan sebagai bentuk validasi bahwa cap dan tanda tangan yang tertera benar-benar asli dan sudah dicek keasliannya.
Misalnya, Anda memiliki ijazah dari universitas di Jerman dan ingin menggunakannya untuk melamar pekerjaan di Indonesia. Maka, sebelum diserahkan ke instansi yang membutuhkan, ijazah tersebut harus dilegalisasi terlebih dahulu oleh pejabat yang ditunjuk.
Siapa yang Menyelenggarakan Legalisasi?
Di Indonesia, legalisasi dokumen publik menjadi kewenangan dua kementerian utama, Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham) dan Kementerian Luar Negeri (Kemlu).
Kemenkumham bertugas mengesahkan dokumen publik, seperti akta kelahiran, ijazah, atau dokumen pengadilan, yang diterbitkan di luar negeri namun akan digunakan di Indonesia.
Kemlu, melalui pejabat di Direktorat Konsuler, juga memiliki wewenang untuk mengesahkan tanda tangan dan segel dokumen yang diterbitkan oleh perwakilan asing atau perwakilan Indonesia di luar negeri. Selain itu, layanan legalisasi dokumen kemenkumham menjadi tahap penting dalam alur pengesahan.
Peran Kedutaan Besar Republik Indonesia (KBRI)
Jika Anda sedang berada di luar negeri, maka proses legalisasi dimulai dari negara tersebut. Dokumen Anda perlu dilegalisasi oleh pejabat setempat terlebih dahulu, lalu diajukan ke KBRI atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di negara tersebut.
KBRI akan melakukan verifikasi terhadap dokumen dan menambahkan stempel pengesahan yang menandakan bahwa dokumen tersebut sah dan bisa digunakan di Indonesia.
Namun, ini hanya berlaku jika negara asal dokumen bukan bagian dari negara yang tergabung dalam Apostille Convention.
Bagaimana jika Negara Asal Dokumen adalah Negara Peserta Apostille Convention?
Sebagai informasi, Indonesia telah meratifikasi Apostille Convention melalui Perpres 2/2021.
Artinya, untuk dokumen publik yang berasal dari negara-negara peserta konvensi ini, Anda tidak perlu melewati proses legalisasi berlapis. Anda hanya perlu menambahkan sertifikat apostille yang dikeluarkan oleh otoritas yang berwenang di negara tersebut.
Tapi hati-hati. Tidak semua jenis dokumen masuk dalam kategori yang dibebaskan dari legalisasi. Salah satunya adalah dokumen yang dikeluarkan oleh kejaksaan, yang tetap memerlukan legalisasi manual.
Untuk dokumen yang tidak bisa menggunakan apostille, proses legalisasi dokumen luar negeri tetap wajib Anda lakukan.
Proses dan Tahapan Legalisasi
Secara umum, tahapan legalisasi dokumen luar negeri untuk digunakan di Indonesia adalah sebagai berikut:
- Legalisasi awal oleh otoritas di negara asal dokumen, misalnya kementerian luar negeri atau notaris setempat.
- Legalisasi oleh perwakilan Indonesia di luar negeri, seperti KBRI atau Konsulat Jenderal.
- Pengesahan ulang di Indonesia, yang dilakukan oleh Kemenkumham atau Kemlu sesuai jenis dokumennya.
Perlu dicatat, semua proses ini membutuhkan spesifikasi dokumen yang jelas, lengkap, dan tidak boleh ada kesalahan sekecil apa pun.
Memiliki dokumen penting seperti akta kelahiran anak di luar negeri, surat nikah, ijazah luar negeri, atau dokumen perjanjian internasional memang bukan hal yang jarang terjadi. Namun, jika tidak disahkan secara legal, dokumen tersebut tidak akan memiliki kekuatan hukum saat dibawa ke Indonesia.
Oleh karena itu, legalisasi dokumen luar negeri untuk digunakan di Indonesia bukan hanya formalitas, tapi sebuah keharusan agar semua urusan hukum dan administrasi Anda berjalan lancar.
Mengurus legalisasi dokumen bisa sangat melelahkan, terutama jika Anda tidak terbiasa dengan alur birokrasi dan perubahan regulasi. Untuk menghindari kesalahan fatal dan keterlambatan proses, lebih baik Anda mempercayakan proses ini kepada layanan yang sudah berpengalaman.
Hubungi Pro Penerjemah sekarang dan pastikan setiap langkah legalisasi Anda berjalan sesuai hukum, cepat, dan tanpa ribet.
