Mengurus dokumen resmi untuk keperluan luar negeri bukanlah hal yang bisa Anda lakukan secara sembarangan. Ada peraturan legalisasi dokumen luar negeri yang perlu Anda ikuti dengan cermat.
Sesuai Peraturan Menteri Luar Negeri No. 14 Tahun 2022, pemerintah mengatur ulang tata cara legalisasi agar lebih efisien, cepat, dan berbasis sistem elektronik.
Di artikel ini, kami akan membahas 7 peraturan legalisasi dokumen luar negeri yang perlu Anda pahami, agar proses Anda berjalan lancar tanpa hambatan.
1. Legalisasi Berlaku untuk Dokumen Dalam dan Luar Negeri
Proses pengesahan dokumen ini tidak hanya berlaku untuk dokumen yang dibuat di Indonesia, tetapi juga dokumen yang berasal dari luar negeri.
Misalnya, jika Anda punya ijazah dari universitas luar negeri dan ingin menggunakannya di Indonesia, maka dokumen tersebut wajib melalui proses legalisasi. Hal ini juga berlaku sebaliknya, dokumen yang diterbitkan di Indonesia dan akan digunakan di luar negeri pun harus dilegalisasi terlebih dahulu.
Namun ada pengecualian, khususnya untuk negara-negara yang telah meratifikasi Konvensi Apostille. Untuk negara-negara ini, dokumen bisa langsung dilekatkan sertifikat tanpa melalui legalisasi berlapis.
2. Legalisasi Dilakukan Oleh Pejabat yang Ditunjuk
Tidak semua pejabat berwenang melakukan legalisasi. Legalisasi harus dilakukan oleh pejabat yang telah ditunjuk secara resmi oleh Kementerian Luar Negeri.
Untuk dokumen yang berasal dari Indonesia, proses awalnya adalah legalisasi di Kementerian Hukum dan HAM. Baru setelah itu, dokumen dapat dilegalisasi di Kementerian Luar Negeri.
Begitu juga untuk dokumen dari luar negeri, harus dilegalisasi oleh pejabat perwakilan negara asal (Kedutaan atau Konsulat), baru kemudian bisa dilegalisasi Kemenlu RI.
3. Wajib Terjemahan oleh Penerjemah Tersumpah
Jika dokumen Anda berbahasa asing, maka sebelum dilegalisasi, harus diterjemahkan ke Bahasa Indonesia.
Dan penerjemahnya tidak boleh sembarangan. Harus dari penerjemah tersumpah yang terdaftar resmi di Kemenkumham. Hal ini menjadi syarat penting agar hasil terjemahan sah dan dapat diproses lebih lanjut.
Proses ini juga menegaskan pentingnya menggunakan jasa yang kompeten, karena satu kesalahan kecil dalam penerjemahan bisa menyebabkan dokumen Anda ditolak.
4. Semua Permohonan Wajib Melalui Sistem Elektronik
Kementerian Luar Negeri telah menerapkan sistem pendaftaran dan pengajuan legalisasi secara elektronik.
Anda sebagai pemohon harus melakukan registrasi akun terlebih dahulu melalui laman resmi Kemenlu. Setelah itu, permohonan legalisasi dilakukan dengan mengisi formulir digital, mengunggah dokumen, dan menyatakan tanggung jawab atas keaslian data.
Ini merupakan bagian dari sistem baru yang membuat proses legalisasi dokumen luar negeri lebih cepat dan transparan.
5. Proses Verifikasi Cukup Ketat
Setelah Anda mengajukan dokumen, petugas dari Direktorat Konsuler akan melakukan verifikasi secara menyeluruh.
Mereka akan mencocokkan data di formulir dengan dokumen yang Anda unggah. Termasuk memeriksa keaslian legalisasi sebelumnya dari pejabat terkait, menggunakan spesimen tanda tangan dan cap resmi yang tersimpan di sistem.
Jika ada ketidaksesuaian, baik dalam data, cap, maupun tanda tangan, permohonan Anda bisa langsung ditolak.
6. Legalisasi Dikenakan Biaya
Setelah permohonan Anda disetujui, sistem akan memberi informasi mengenai biaya legalisasi yang harus dibayarkan.
Pembayaran dilakukan melalui bank atau lembaga penerima pembayaran resmi yang ditunjuk Kemenlu. Setelah pembayaran diverifikasi, Anda akan mendapatkan tiket pengambilan dokumen legalisasi.
Proses ini memastikan bahwa hanya dokumen yang benar-benar sah yang bisa diproses lebih lanjut.
7. Dokumen Dilegalisasi Melalui Stiker Khusus
Stiker legalisasi bukan sekadar stempel biasa. Label pengesahan ini dicetak khusus oleh petugas dan memuat informasi detail seperti nomor legalisasi, nama pejabat yang melegalisasi, QR Code, jenis dokumen, hingga pernyataan bahwa Kementerian tidak bertanggung jawab atas isi dokumen.
Stiker ini bisa Anda ambil langsung di loket pelayanan Konsuler atau dikirim ke alamat Anda sesuai permintaan.
Di sinilah pentingnya Anda memastikan semua data benar sejak awal, karena proses pencetakan stiker dilakukan berdasarkan tiket pengambilan yang Anda peroleh.
Dengan memahami peraturan legalisasi dokumen luar negeri, Anda tidak hanya menghemat waktu dan tenaga, tapi juga menghindari risiko penolakan dari lembaga tujuan.
Jika Anda tidak ingin repot menyusun dokumen, menerjemahkan, dan mengikuti proses panjang ini sendirian, gunakan layanan dari Pro Penerjemah. Bersama Pro Penerjemah, urusan legalisasi jadi lebih mudah, cepat, dan tepercaya. Hubungi kami sekarang untuk konsultasi gratis!
