Waarmerking adalah tindakan notaris untuk mencatat dan membukukan dokumen di bawah tangan ke dalam buku register khusus guna memberikan kepastian bahwa dokumen tersebut telah ada pada tanggal tertentu. Praktik ini bukan sekadar kebiasaan administratif, tetapi memiliki dasar hukum yang jelas dalam sistem hukum Indonesia.
Kewenangan notaris dalam melakukan waarmerking diatur dalam Pasal 15 ayat (2) huruf b Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris. Aturan ini menegaskan bahwa notaris berwenang membukukan surat di bawah tangan dengan mendaftarkannya dalam buku khusus.
Fungsi Waarmerking dalam Memperkuat Kedudukan Dokumen
Berikut beberapa fungsi Waarmerking dalam memperkuat kedudukan dokumen:
1. Memberikan Kepastian Tanggal Dokumen secara Hukum
Waarmerking berfungsi untuk menetapkan kepastian tanggal (date certain) bahwa suatu dokumen di bawah tangan telah ada dan didaftarkan pada tanggal tertentu oleh notaris. Ini menjadi faktor penting dalam pembuktian hukum perdata, terutama ketika terjadi sengketa mengenai waktu lahirnya suatu perjanjian.
2. Meningkatkan Nilai Pembuktian Dokumen di Bawah Tangan
Dokumen yang telah di-waarmerking memiliki kekuatan pembuktian yang lebih tinggi dibanding dokumen yang tidak didaftarkan ke notaris. Pencatatan dalam buku register notaris dapat digunakan sebagai bukti tambahan di pengadilan untuk menunjukkan keberadaan dan kronologi dokumen.
2. Mencegah Penyangkalan atas Keberadaan Dokumen
Waarmerking membantu mencegah pihak lain menyangkal bahwa suatu dokumen pernah dibuat. Dengan adanya pencatatan resmi oleh notaris, keberadaan dokumen dapat diverifikasi melalui register notaris, sehingga mengurangi risiko sengketa terkait keaslian waktu pembuatan dokumen.
3. Memberikan Perlindungan Administratif Tanpa Mengubah Status Hukum Dokumen
Proses waarmerking tidak mengubah dokumen menjadi akta autentik. Dokumen tetap berstatus sebagai akta di bawah tangan, namun memperoleh perlindungan administratif tambahan karena telah dicatat oleh pejabat umum yang berwenang.
4. Menegaskan Batas Tanggung Jawab Notaris dalam Dokumen di Bawah Tangan
Dalam waarmerking, notaris hanya bertanggung jawab atas pencatatan dokumen dan tanggal pendaftarannya, bukan atas isi perjanjian, kebenaran materi, atau keaslian tanda tangan para pihak. Penegasan ini penting untuk mencegah kesalahpahaman mengenai fungsi waarmerking.
4. Mendukung Proses Pembuktian dalam Perkara Perdata
Dalam praktik peradilan, waarmerking sering digunakan sebagai bukti pendukung untuk menilai hubungan hukum antarpihak. Hakim dapat mempertimbangkan catatan notaris sebagai indikator objektif mengenai keberadaan dokumen pada waktu tertentu.
5. Berfungsi sebagai Langkah Preventif dalam Pengelolaan Risiko Hukum
Waarmerking menjadi langkah preventif bagi individu maupun badan usaha untuk meminimalkan potensi sengketa di masa depan. Dengan mencatat dokumen sejak awal, para pihak menunjukkan kehati-hatian dan kepatuhan terhadap tata kelola dokumen hukum.
Prosedur Waarmerking dan Batasan Peran Notaris
Dimulainya proses waarmerking adalah ketika Anda menyerahkan dokumen yang sudah ditandatangani kepada notaris. Notaris kemudian mencatat dokumen tersebut dalam buku register waarmerking dan membubuhkan keterangan pencatatan. Setelah itu, dokumen dikembalikan kepada Anda tanpa perubahan isi.
Lantas, apa tanggung jawab notaris dalam waarmerking? Notaris bertanggung jawab atas kebenaran proses pencatatan, termasuk tanggal, nomor register, dan identifikasi dokumen. Namun, notaris tidak bertanggung jawab atas isi perjanjian, keaslian tanda tangan, maupun identitas pihak yang menandatangani.
Selain pencatatan administratif, notaris juga memastikan bahwa proses waarmerking dilakukan sesuai ketentuan Undang-Undang Jabatan Notaris dan tata cara kenotariatan yang berlaku. Notaris tidak memiliki kewenangan untuk menolak dokumen berdasarkan isi perjanjian selama dokumen tersebut tidak melanggar ketentuan administratif.
Dengan demikian, waarmerking menegaskan bahwa fungsi notaris bersifat formal dan prosedural, sementara seluruh akibat hukum yang timbul dari isi dokumen sepenuhnya menjadi tanggung jawab para pihak yang menandatangani perjanjian tersebut.
Batasan ini penting agar Anda tidak keliru memahami fungsi waarmerking. Notaris tidak menilai substansi hukum dokumen. Tanggung jawab materiil tetap berada pada para pihak yang membuat perjanjian.
Perbedaan Waarmerking dan Legalisasi Dokumen
Masih banyak pihak yang keliru memahami apa beda legalisasi dan waarmerking? Perbedaannya terletak pada keterlibatan notaris dalam proses penandatanganan. Dalam legalisasi, para pihak menandatangani dokumen di hadapan notaris.
Notaris dalam legalisasi memastikan identitas para pihak, membaca atau menjelaskan isi dokumen, serta menyaksikan langsung penandatanganan. Karena itu, legalisasi memiliki kekuatan pembuktian yang lebih tinggi.
Sebaliknya, waarmerking dilakukan setelah dokumen ditandatangani sebelumnya. Notaris tidak menyaksikan penandatanganan dan tidak memverifikasi identitas penanda tangan. Inilah sebabnya legalisasi dan waarmerking memiliki fungsi yang berbeda meski sering dianggap sama.
Dalam praktik tertentu, kebutuhan administratif juga mengharuskan adanya legalisir dokumen notaris, terutama untuk keperluan institusi resmi atau penggunaan lintas negara.
Biaya Waarmerking dan Status Hukumnya
Aspek biaya sering menjadi pertimbangan sebelum mengurus waarmerking. Apa itu biaya waarmerking? Biaya ini merupakan honorarium notaris atas jasa pencatatan dokumen dan besarannya mengikuti ketentuan peraturan perundang-undangan serta kebijakan masing-masing kantor notaris.
Umumnya, biaya dipengaruhi oleh:
- Jumlah halaman dokumen
- Kompleksitas administratif
- Kebijakan notaris setempat
Secara hukum, dokumen yang telah di-waarmerking tetap berstatus sebagai akta di bawah tangan. Namun, pencatatan ini memberi nilai pembuktian yang lebih baik karena keberadaan dokumen telah tercatat secara resmi dan dapat diverifikasi melalui register notaris.
Status ini menjadikan waarmerking sebagai langkah preventif yang efektif. Anda tidak menunggu konflik muncul, tetapi sudah menyiapkan dasar perlindungan hukum sejak awal.
Waarmerking adalah solusi hukum yang sederhana namun strategis bagi Anda yang ingin menjaga kepastian keberadaan dokumen. Prosesnya jelas, dasar hukumnya kuat, dan fungsinya relevan dalam berbagai kebutuhan administratif maupun pembuktian hukum.
Jika dokumen Anda juga memerlukan pengakuan resmi untuk keperluan institusi, bisnis, atau penggunaan lintas bahasa, Pro Penerjemah siap membantu melalui layanan Legalisasi Dokumen yang profesional dan sesuai ketentuan hukum. Pastikan setiap dokumen Anda diproses dengan tepat, karena waarmerking adalah fondasi awal dalam menjaga kepastian dan ketertiban hukum.
