Kenapa apostille ditolak? Banyak pihak mengeluhkan hal ini setelah mengeluarkan biaya besar untuk mengurus dokumen apostille, namun berakhir dengan penolakan dari Kementerian Hukum dan HAM.
Padahal, proses apostille cukup sederhana jika seluruh persyaratan terpenuhi. Sayangnya, sejumlah hal teknis sering terlewatkan. Lebih lanjut, Anda akan mendapatkan penjelasan lengkap mengenai penyebab apostille ditolak, termasuk langkah-langkah perbaikan pascapenolakan.
Kenapa Permohonan Apostille Ditolak? Ini 5 Alasannya
Sekalipun menjengkelkan, penolakan apostille nyatanya cukup sering terjadi. Hague Conference on Private International Law (HCCH), badan dunia yang mengawasi Konvensi Apostille, membenarkan hal ini.
HCCH mencatat bahwa penolakan apostille terjadi di hampir semua negara peserta. Apa sebabnya? Berbagai alasan yang seharusnya dapat Anda hindari.
Berikut adalah 5 penyebab utama mengapa apostille ditolak berdasarkan pedoman HCCH.
1. Otoritas Penerbit Apostille Tidak Berwenang
Alasan apostille ditolak yang paling utama adalah pemohon keliru dalam memilih lembaga yang berwenang mengeluarkan apostille. Sementara itu, masing-masing negara peserta Konvensi Den Haag 1961 memiliki sistem pembagian kewenangan yang berbeda-beda.
Secara umum, terdapat dua tingkatan otoritas apostille di sebagian besar negara:
- Otoritas tingkat pusat (kementerian luar negeri atau departemen sejenis) yang menangani dokumen-dokumen yang diterbitkan oleh instansi pemerintah pusat.
- Otoritas tingkat daerah (gubernur, sekretaris negara bagian, atau pejabat daerah) yang menangani dokumen yang diterbitkan oleh pemerintah daerah atau notaris setempat.
Maka, apabila Anda mengirim dokumen dari otoritas lokal ke otoritas nasional (atau sebaliknya), proses apostille tidak akan berlanjut.
2. Mengajukan Bukan “Dokumen Publik”
Konvensi Apostille hanya berlaku untuk dokumen publik. Jika dokumen Anda tidak masuk dalam definisi ini, tidak perlu menduga-duga kenapa verifikasi apostille lama. Sudah pasti apostille ditolak.
Ketentuan ini terdapat dalam Pasal 1 Konvensi Den Haag 1961.
Yang termasuk dokumen publik sesuai pasal tersebut adalah:
- Dokumen yang berasal dari otoritas atau pejabat peradilan (pengadilan, jaksa, panitera)
- Dokumen catatan sipil (akta kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian)
- Dokumen yang dikeluarkan oleh pejabat publik dalam kapasitas resminya (notaris, petugas catatan sipil)
Sebaliknya, dokumen swasta seperti kontrak bisnis biasa atau ijazah akademik tanpa sertifikasi resmi tidak termasuk dokumen publik. Dokumen semacam ini harus melalui proses notarisasi atau legalisasi internal lebih dulu sebelum dapat di-apostille.
3. Tanda Tangan atau Stempel Tidak Terverifikasi
Otoritas apostille menyimpan register tanda tangan dan stempel dari seluruh pejabat yang berwenang di wilayahnya. Jika tanda tangan di dokumen Anda tidak sesuai dengan arsip itu, bersiaplah untuk mendapat penolakan.
Sebetulnya, Special Commission HCCH 2009 menegaskan bahwa penolakan apostille tidak sah bila alasannya terdapat perbedaan bentuk, ukuran, atau cara penempatan tanda tangan/stempel pada dokumen.
Kendati demikian, jika yang tidak cocok adalah tanda tangan atau stempel itu sendiri, maka ketidakcocokan itu dapat menjadi alasan sah penolakan. Alasannya, hal ini menyangkut keaslian dokumen itu sendiri.
4. Dokumen Bukan Asli atau Bukan Salinan yang Disahkan
Fotokopi biasa saja tidak bisa mendapat apostille. Dengan kata lain, apostille hanya bisa terlampir pada dokumen asli atau salinan resmi yang sudah memperoleh pengesahan oleh pejabat berwenang.
Apa itu salinan resmi?
- Salinan yang dikeluarkan langsung oleh kantor penerbit dokumen (misalnya pengadilan atau notaris)
- Salinan yang disertifikasi oleh pejabat berwenang sebagai salinan terlegalisir dari dokumen asli
- Fotokopi biasa dengan bubuh tanda tangan dan stempel dari notaris
Sebaliknya, dokumen-dokumen ini tidak bisa mendapat apostille:
- Fotokopi tanpa stempel basah atau tanda tangan pejabat
- Dokumen yang sudah terlaminasi
- Dokumen robek, kusam, atau memiliki coretan yang mengganggu keterbacaan
- Dokumen yang menggunakan kertas tidak standar
5. Batasan Nasional dari Negara Tujuan
Setiap negara anggota Konvensi Den Haag memiliki hak istimewa. Masing-masing negara dapat membatasi dokumen tertentu.
Akibatnya, ada jenis dokumen yang tidak akan diterima. Penolakan ini berlaku meskipun dokumen tersebut sudah di-apostille dengan baik di negara penerbit.
Jenis batasan yang umumnya berlaku:
- Jenis Dokumen: Beberapa negara tidak menerima apostille untuk dokumen properti, dokumen imigrasi, atau dokumen komersial tertentu.
- Waktu: Beberapa negara menetapkan bahwa apostille hanya berlaku untuk dokumen yang terbit dalam jangka waktu tertentu (misalnya 3 atau 6 bulan sebelum tanggal pengajuan). Jika lebih lama dari batas waktu tersebut, negara tujuan berhak menolak apostille.
- Terjemahan: Sejumlah negara mewajibkan dokumen asing yang sudah memperoleh apostille untuk juga mendapat terjemahan tersumpah di negara tujuan.
Jika Apostille Ditolak Apa yang Harus Dilakukan?
Kabar baiknya, berbagai kendala di atas dapat Anda atasi selama Anda bertindak secara sistematis. Artinya, tidak usah gegabah.
Dengan teliti, ikuti solusi-solusi di bawah ini apabila apostille Anda mengalami penolakan.
1. Minta Alasan Penolakan secara Tertulis
Yang paling pertama yang harus Anda lakukan adalah meminta alasan penolakan secara tertulis. Anda bisa mendapatkannya dari otoritas yang menolak apostille Anda.
Dengan mengetahui akar masalah secara pasti, akan lebih mudah untuk mengambil langkah berikutnya.
- Karena itu, catat dengan saksama bahasa yang digunakan dalam penolakan tersebut.
- Bandingkan kata demi kata antara dokumen yang Anda ajukan dengan spesimen yang ada di register otoritas.
- Kemudian, identifikasi di mana letak masalahnya. Apakah pada dokumen dasar, sertifikasi notaris, sertifikat apostille itu sendiri, atau barangkali pada proses terjemahannya?
- Setelah Anda mengetahui letak masalahnya, simpan semua dokumen asli yang telah Anda ajukan beserta salinan penolakannya.
2. Verifikasi dan Perbaiki Dokumen Dasar
Setelah mengetahui alasan penolakan, periksa dokumen dasar Anda. Sebagian besar penolakan terjadi karena dokumen dasar itu sendiri sudah tidak memenuhi syarat, seperti sudah kedaluwarsa atau rusak.
Berikut solusi berdasarkan jenis masalah pada dokumen dasar Anda:
- Dokumen kedaluwarsa: Ajukan dokumen baru dari instansi penerbit.
- Tanda tangan atau stempel tidak cocok dengan register: Hubungi pejabat penerbit dokumen untuk melakukan resign atau memberikan konfirmasi keaslian tanda tangan.
- Nama atau data tidak konsisten dengan identitas resmi: Siapkan bukti identitas resmi (paspor atau KTP) jika perlu mengajukan koreksi ke instansi penerbit dokumen.
- Dokumen rusak: Bila kerusakan parah (misalnya tulisan atau tanda tangan tidak jelas), solusi teraman adalah mengganti dokumen dengan duplikat resmi dari instansi penerbit.
3. Ajukan Ulang Apostille dengan Dokumen Baru
Setelah dokumen dasar Anda perbaiki, langkah berikutnya adalah mengajukan ulang apostille.
Tetapi daripada mengulang prosedur yang sama, perhatikan beberapa hal ini supaya pengajuan ulang berhasil:
- Siapkan paket dokumen lengkap, berisi dokumen asli, fotokopi dokumen, surat penjelasan yang merinci perbaikan yang telah Anda lakukan, bukti pembayaran, dan formulir pengajuan.
- Buat cover letter yang menjelaskan bahwa ini adalah pengajuan ulang, menyebutkan alasan penolakan sebelumnya, dan mencantumkan secara rinci tindakan perbaikan yang telah Anda lakukan.
- Ajukan ke otoritas yang berwenang untuk jenis dokumen Anda.
4. Pertimbangkan Legalisasi Konsuler
Tidak semua negara di dunia adalah anggota Konvensi Apostille Den Haag 1961. Jika negara tujuan dokumen Anda bukan anggota konvensi, maka apostille tidak akan berlaku.
Dalam kasus ini, Anda memerlukan proses legalisasi konsuler sebagai alternatif. Anda dapat memeriksa apakah negara tujuan Anda adalah anggota Konvensi Apostille melalui website resmi HCCH.
5. Gunakan Jasa Profesional untuk Dokumen Kompleks
Jika waktu Anda terbatas atau Anda tidak tahu persisnya kenapa apostille ditolak, menggunakan jasa profesional adalah solusi paling efisien. Karena itu, Anda dapat mengandalkan Pro Penerjemah sebagai mitra tepercaya.
Untuk keperluan alih bahasa dokumen dari bahasa asing ke bahasa Indonesia ataupun sebaliknya, Pro Penerjemah mampu menyelesaikannya dengan sigap dan akurat.
Dengan tim penerjemah tersumpah profesional kami yang bersertifikat, hasil terjemahan terjamin:
- Memiliki format dan jilid sesuai standar otoritas apostille
- Memenuhi syarat untuk apostille
- Memiliki kekuatan hukum sebanding dengan dokumen aslinya
Maka dari itu, percayakan dokumen Anda hanya pada Pro Penerjemah. Hubungi Pro Penerjemah sekarang untuk konsultasi gratis mengenai dokumen Anda!
