Salah satu dokumen yang selalu diminta ketika Anda hendak melamar pekerjaan baru di luar negeri adalah surat pengalaman kerja perusahaan. Dokumen ini menjadi bukti sah bahwa Anda memiliki rekam jejak profesional yang dapat dipertanggungjawabkan.
Namun, tidak semua karyawan tahu bahwa mereka berhak meminta dokumen ini. Dan tidak semua perusahaan bersedia memberikannya dengan cepat. Bahkan, tidak jarang mantan karyawan justru terhalang ketika meminta surat pengalaman kerja, baik karena perusahaan menolak maupun menunda.
Apakah Perusahaan Wajib Memberikan Surat Pengalaman Kerja?
Surat pengalaman kerja dari perusahaan disebut paklaring. Ini merupakan surat resmi yang diterbitkan perusahaan. Surat ini menyatakan bahwa seseorang pernah menjadi karyawan di perusahaan tersebut, lengkap dengan jabatan terakhir dan periode masa kerjanya.
Perusahaan wajib memberikan surat pengalaman kerja kepada karyawannya. Landasan hukumnya terdapat dalam Pasal 1602z Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata).
Pasal ini dengan tegas mengatur bahwa pemberi kerja berkewajiban memberikan surat keterangan yang ditandatangani kepada pekerja ketika hubungan kerja berakhir jika pekerja memintanya.
Jadi, surat pengalaman kerja adalah sepenuhnya hak karyawan.
Surat ini amat penting karena ketika Anda melamar di perusahaan baru, tim seleksi di perusahaan tersebut akan melakukan pengecekan latar belakang. Tujuannya yaitu untuk memverifikasi pengalaman kerja yang Anda tulis di CV.
Surat inilah yang menjadi bukti otentik bahwa betul Anda pernah bekerja di perusahaan tersebut dengan posisi dan periode waktu tertentu.
Selain sebagai bukti untuk melamar kerja, surat pengalaman kerja juga memiliki fungsi penting lainnya, seperti pengajuan beasiswa jalur profesional seperti Chevening, Australia Awards, DAAD, dan LPDP.
Cara Mendapatkan Surat Pengalaman Kerja dari Perusahaan
Untuk mendapatkan surat keterangan pengalaman kerja dari perusahaan, Anda harus memenuhi sejumlah syarat terlebih dahulu.
Syarat dan Persiapan sebelum Meminta
Pertama-tama, penuhi syarat administrasi berikut:
- Memiliki masa kerja minimal 1 tahun
- Mengikuti prosedur pengunduran diri yang berlaku sesuai kontrak kerja, seperti memberikan pemberitahuan 30 hari sebelumnya atau satu bulan
- Merampungkan proses serah terima aset, termasuk mengembalikan seluruh fasilitas kantor dan melakukan serah terima jabatan pekerjaan kepada pengganti Anda dengan tuntas
- Mengajukan permohonan surat ini secara tertulis kepada bagian HRD atau atasan langsung
Langkah-langkah Mendapatkan Surat Pengalaman Kerja
Setelah semua syarat di atas terpenuhi, ikuti langkah-langkah ini:
1. Hubungi Bagian HRD atau Personalia
Begitu proses resign Anda usai, segera kontak tim administrasi kepegawaian di tempat Anda bekerja. Semakin cepat Anda mengajukan setelah resign, semakin baik.
Hindari menunda hingga bertahun-tahun. Hal ini justru dapat mempersulit pengurusan dokumen di kemudian hari.
2. Ajukan Permintaan Secara Tertulis
Kemudian, buatlah surat permohonan atau email formal. Format email yang baik dapat Anda tiru dari contoh di bawah ini.
Kepada Yth. Tim HRD,
Saya [nama lengkap Anda], yang sebelumnya bekerja di [nama perusahaan] sebagai [jabatan terakhir], dengan ini mengajukan permohonan untuk penerbitan surat keterangan kerja (paklaring) berkenaan dengan berakhirnya masa kerja saya per [tanggal akhir kerja].
Saya memohon bantuan untuk memproses penerbitan surat tersebut guna melengkapi persyaratan dokumen untuk urusan pribadi.
Atas perhatian dan bantuannya, saya sampaikan terima kasih.
Ingat untuk mencantumkan informasi penting seperti NIK, posisi terakhir, serta durasi masa kerja supaya tim HRD dapat lebih cepat dalam memproses permohonan Anda.
3. Tanyakan Estimasi Waktu Pembuatan
Kebijakan setiap perusahaan berbeda-beda. Sebagian bisa diterbitkan dalam 1-2 hari kerja, tetapi sebagian lain memerlukan waktu lebih. Maka, sebaiknya Anda tanyakan langsung ke HRD perihal waktu pengambilan atau penerimaan surat tersebut.
4. Ambil Surat dan Simpan Baik-Baik
Setelah surat jadi, cek ulang apakah seluruh data sudah akurat dan cocok. Selain itu, periksa apakah surat telah dibubuhi tanda tangan dan stempel basah dari pejabat perusahaan yang berwenang (biasanya dari HRD atau Direktur).
Ini penting guna memastikan keabsahan dokumen tersebut.
Setelah itu, simpan surat ini dalam dua format, yakni versi cetak asli dan versi digital (foto atau PDF hasil scan). Letakkan di folder khusus berkas penting supaya sewaktu-waktu bisa Anda temukan dengan mudah bila Anda butuhkan di kemudian hari.
Bagaimana jika Perusahaan Tidak Memberikan Surat Pengalaman Kerja?
Mungkin saat ini Anda berada dalam situasi yang pelik, misalnya perusahaan menahan surat pengalaman kerja. Bisa juga tempat Anda bekerja sebelumnya kini sudah gulung tikar, sehingga Anda tidak tahu harus meminta surat kepada siapa.
Memang, kasus semacam ini kerap ditemui di dunia kerja. Tetapi kabar baiknya, Anda punya banyak alternatif solusi.
Apa yang Harus Dilakukan jika Perusahaan Menolak Memberikan Surat?
Yang terpenting, Anda tidak perlu langsung panik atau tersulut emosi. Ada dua jalur prosedur resmi yang bisa Anda ambil.
Pertama-tama, sampaikan permohonan secara tertulis (email atau surat formal) kepada bagian HRD atau atasan langsung. Beri tenggat waktu yang cukup bagi perusahaan untuk memprosesnya.
Apabila perusahaan masih bersikukuh menolak, lakukan upaya musyawarah melalui perundingan bipartit. Forum ini mempertemukan Anda secara langsung dengan pihak perusahaan. Gunakan opsi ini apabila Anda hendak melanjutkan masalah ke ranah hukum.
Selanjutnya, apabila perundingan bipartit menemui jalan buntu, langkah selanjutnya adalah melaporkan perselisihan kepada pihak berwenang. Anda wajib menyertakan bukti bahwa Anda telah menjalani perundingan bipartit sebelumnya.
Nantinya, Dinas Ketenagakerjaan akan membantu menyelesaikan masalah melalui jalur mediasi atau konsiliasi.
Apabila seluruh langkah sebelumnya tidak membawa hasil, Anda memiliki hak untuk melayangkan gugatan ke Pengadilan Hubungan Industrial (PHI).
Bagaimana jika Perusahaan Sudah Tutup?
Perusahaan sudah tutup, izin usahanya hilang. Tidak ada yang bisa dimintai surat. Bagaimana nasib Anda?
Jangan khawatir, sebab masih ada alternatif yang bisa Anda tempuh.
Sementara itu, untuk melamar posisi kerja baru, Anda dapat menggantinya dengan surat keterangan tidak aktif bekerja dari Dinas Ketenagakerjaan di daerah Anda. Sebagai pelengkap, Anda juga bisa melampirkan slip gaji, SK Pengangkatan, ataupun SK Pemberhentian.
Lazimnya, surat pengalaman kerja perusahaan di Indonesia ditulis dalam bahasa Indonesia. Jika Anda bermaksud memakainya untuk melamar pekerjaan di luar negeri atau melanjutkan pendidikan, dokumen ini perlu diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah ke dalam bahasa Inggris atau bahasa negara tujuan.
Untuk itu, Anda dapat mempercayakannya pada Pro Penerjemah yang sudah berpengalaman dan mendapat pengakuan dari Kementerian Hukum dan HAM. Tim penerjemah bersertifikat kami siap menerjemahkan dengan akurat dan cepat berbagai dokumen resmi, termasuk:
- Surat pengalaman kerja (paklaring)
- Ijazah dan transkrip nilai
- Surat keterangan kerja
- Dokumen visa dan imigrasi
- Dan dokumen legal lainnya
Hubungi Pro Penerjemah sekarang untuk mengonsultasikan kebutuhan terjemahan Anda.
