Legalisasi dokumen asing di Indonesia diperlukan agar dokumen resmi yang diterbitkan di luar negeri dapat digunakan secara sah untuk keperluan administratif dan hukum. Legalisasi biasanya berlaku untuk penyetaraan ijazah, izin tinggal, pendirian perusahaan, pekerjaan, hingga proses hukum di Indonesia.
Namun, prosedur legalisasi untuk dokumen dari negara anggota Apostille Convention dan dari negara lain akan berbeda. Karena itu, memahami prosedur yang tepat akan membantu Anda menghindari penolakan dokumen sekaligus mempercepat proses administrasi.
Apa Itu Legalisasi Dokumen Asing di Indonesia?
Legalisasi dokumen asing merupakan proses verifikasi terhadap tanda tangan, cap, atau segel pejabat yang tercantum pada dokumen publik agar dokumen tersebut dapat digunakan secara resmi di Indonesia.
Hal ini tercantum dalam peraturan atau undang-undang legalisasi dokumen Indonesia, yaitu Peraturan Menteri Hukum Nomor 8 Tahun 2025 dan Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 14 Tahun 2022.
Keduanya menegaskan bahwa legalisasi bertujuan untuk memastikan keaslian tanda tangan dan cap pejabat yang menerbitkan dokumen.
Perlu Anda pahami bahwa legalisasi tidak mengesahkan isi dokumen, tetapi hanya membuktikan bahwa dokumen tersebut telah diterbitkan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
Sejak Indonesia meresmikan Apostille Convention melalui Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021, prosedur legalisasi dokumen yang berasal dari negara anggota konvensi menjadi lebih sederhana. Namun, dokumen dari negara nonanggota masih harus melalui proses legalisasi berlapis.
Pada umumnya, Anda memerlukan legalisasi apabila dokumen dari luar negeri akan digunakan untuk keperluan resmi di Indonesia.
Beberapa dokumennya antara lain:
- Ijazah dan transkrip nilai.
- Akta kelahiran atau akta nikah.
- Surat kuasa.
- Surat pernyataan.
- Perjanjian atau kontrak bisnis.
- Dokumen perusahaan.
- Dokumen pengadilan dan dokumen administratif lainnya.
Dokumen-dokumen di atas biasanya berguna untuk penyetaraan ijazah, melamar pekerjaan, mengurus izin tinggal, administrasi perusahaan, hingga proses hukum.
Prosedur Legalisasi Dokumen Asing di Indonesia
Prosedur legalisasi dokumen di Indonesia tergantung pada status negara asal dokumen.
Apabila dokumen berasal dari negara peserta Apostille Convention, prosesnya jauh lebih sederhana karena cukup menggunakan sertifikat Apostille dari otoritas yang berwenang di negara asal.
Sebaliknya, apabila dokumen berasal dari negara nonpeserta, Anda harus mengikuti prosedur legalisasi berlapis.
1. Jika Dokumen Berasal dari Negara Anggota Apostille
Legalisasi dokumen luar negeri dari negara peserta Apostille Convention, proses pengesahannya dilakukan langsung di negara asal melalui Competent Authority atau otoritas yang ditunjuk oleh negara tersebut.
Prosedurnya:
- Mengajukan permohonan Apostille kepada otoritas yang berwenang di negara asal.
- Otoritas menerbitkan sertifikat Apostille yang dilekatkan pada dokumen.
- Apabila diperlukan oleh instansi di Indonesia, Anda dapat menerjemahkan dokumen ke dalam bahasa Indonesia dengan bantuan penerjemah tersumpah.
- Dokumen dapat langsung Anda gunakan untuk keperluan resmi di Indonesia tanpa melalui legalisasi tambahan di KBRI atau Kementerian Luar Negeri RI.
2. Jika Dokumen Berasal dari Negara Bukan Anggota Apostille
Jika penerbit dokumennya bukan dari negara peserta Apostille Convention, maka prosesnya adalah:
- Legalisasi oleh notaris atau otoritas yang berwenang di negara asal dokumen, sesuai dengan jenis dokumennya.
- Legalisasi dokumen oleh Kementerian Luar Negeri negara tersebut.
- Proses legalisasi dokumen asing oleh KBRI (Kedutaan Besar Republik Indonesia) atau KJRI (Konsulat Jenderal Republik Indonesia) yang berwenang di negara tersebut.
- Setibanya di Indonesia, Anda harus mengajukan legalisasi di Kementerian Luar Negeri RI melalui aplikasi STEMPEL ASLI (Sistem Pelayanan Legalisasi Kemlu Secara Elektronik).
- Setelah permohonan terverifikasi dan pembayaran selesai, Anda dapat mengambil stiker legalisasi dokumen sebagai bukti pengesahan.
- Setelah seluruh tahapan selesai, dokumen tersebut dapat digunakan untuk berbagai keperluan resmi di Indonesia.
Tips Mengurus Legalisasi Dokumen Luar Negeri agar Lancar
Supaya proses legalisasi dokumen asing cepat dan lancar, ikutilah beberapa tips di bawah ini:
1. Urus Apostille Sebelum Kembali ke Indonesia
Jika dokumen berasal dari negara anggota Apostille Convention, sertifikat Apostille hanya dapat diterbitkan oleh otoritas di negara asal. Otomatis Anda harus mengurusnya sebelum kembali ke Indonesia agar tidak repot mengurusnya dari jarak jauh.
2. Pastikan Data Identitas Konsisten
Periksa kembali ejaan nama, tanggal lahir, atau informasi penting lainnya di dokumen agar sudah benar dan sesuai dengan paspor atau identitas resmi. Sebab perbedaan data sekecil apa pun dapat menghambat proses administrasi.
3. Siapkan Dokumen Asli untuk Proses Verifikasi
Sebagian besar instansi akan meminta dokumen asli beserta sertifikat Apostille atau bukti legalisasi saat proses verifikasi. Oleh karena itu, siapkan dokumen tersebut agar tidak perlu bolak-balik lagi.
4. Periksa Persyaratan Instansi Tujuan
Meskipun Anda sudah terlegalisir atau memiliki sertifikat Apostille, setiap instansi tujuan dapat menerapkan persyaratan tambahan, seperti terjemahan tersumpah atau dokumen pendukung lainnya. Jadi, pastikan Anda memeriksa ketentuan tersebut sebelum mengajukan dokumen.
Pentingnya Penerjemah Tersumpah dalam Proses Legalisasi
Legalisasi dan Apostille hanya memverifikasi keaslian tanda tangan, cap, atau segel pada dokumen Anda, bukan menerjemahkan isinya. Karena itu, banyak instansi di Indonesia juga mensyaratkan penerjemahan dokumen asing ke bahasa Indonesia oleh penerjemah tersumpah agar dapat diproses secara resmi.
Persyaratan ini umumnya berlaku untuk ijazah, akta sipil, dokumen perusahaan, kontrak, serta berbagai dokumen yang berguna untuk keperluan hukum, pendidikan, dan imigrasi.
Hasil terjemahan penerjemah tersumpah punya kekuatan hukum, karena menyertakan cap dan tanda tangan resmi penerjemah yang telah diangkat sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Karena itu, jika Anda membutuhkan layanan penerjemahan tersumpah, legalisasi, atau Apostille,
Pro Penerjemah siap membantu setiap tahap prosesnya, mulai dari penerjemahan dokumen hingga pendampingan legalisasi dokumen asing di Indonesia sesuai kebutuhan. Dengan begitu, proses legalisasi dan terjemahan dokumen Anda akan lebih praktis dan aman.
