Jangan sampai rencana liburan impian atau perjalanan bisnis ke Eropa gagal karena Anda bingung dengan persyaratan dokumen visa Schengen.
Pasalnya, tiket masuk ke Benua Biru ini memiliki ketentuan yang cukup spesifik, mulai dari paspor, formulir aplikasi, foto, asuransi perjalanan, hingga bukti keuangan dan bukti keterikatan Anda dengan Indonesia.
Belum lagi dokumen pendukung yang tak kalah bervariasi, tergantung pada status pekerjaan Anda. Sebelum mengajukan, simak dulu semua persyaratan tersebut di bawah ini, lengkap dengan tips agar permohonan visa Anda berhasil.
Apa Saja Dokumen yang Diperlukan untuk Visa Schengen?
Apa pun tujuan perjalanan Anda, terdapat sejumlah dokumen yang dibutuhkan untuk visa Schengen yang wajib Anda siapkan sebagai persyaratan utama.
Berikut 6 dokumen yang harus Anda lengkapi:
1. Formulir Aplikasi Visa Schengen
Yang terutama, Anda wajib mengisi dan menandatangani formulir visa Schengen secara lengkap. Anda dapat mengisinya secara online melalui website resmi kedutaan negara tujuan atau VFS Global.
Jika pemohon adalah anak di bawah 18 tahun, maka salah satu orang tua atau walinya wajib menandatangani formulir tersebut.
2. Paspor
Paspor Anda harus memenuhi tiga syarat mutlak:
- Minimal memiliki masa berlaku 3 bulan setelah tanggal keberangkatan yang Anda rencanakan dari kawasan Schengen
- Minimal memiliki 2 halaman kosong untuk ditempeli visa dan stempel masuk-keluar
- Terbit dalam 10 tahun terakhir
Apabila paspor Anda memiliki riwayat perjalanan ke negara Schengen sebelumnya, bawa juga salinan visa Schengen lama sebagai dokumen pendukung.
3. Foto
Di samping itu, foto yang Anda ajukan harus memenuhi standar internasional ICAO (International Civil Aviation Organization) atau Organisasi Penerbangan Sipil Internasional.
Ikuti ketentuan foto yang benar di bawah ini:
- Berukuran 3,5 cm × 4,5 cm (standar paspor)
- Diambil dalam maksimal 6 bulan terakhir
- Latar belakang terang atau putih bersih
- Berpakaian gelap
- Pose menghadap ke depan, tanpa kacamata gelap atau refleksif, tanpa penutup wajah
- Untuk foto bayi atau anak, tidak boleh memperlihatkan bagian tubuh orang dewasa yang menggendong
4. Asuransi Perjalanan
Asuransi perjalanan termasuk salah satu penyebab penolakan visa Schengen yang cukup umum.
Kesalahan-kesalahan itu termasuk:
- Cakupan di bawah €30.000
- Hanya berlaku di satu negara
- Polis dimulai lebih lambat atau berakhir lebih cepat dari jadwal perjalanan
- Tidak mencakup pemulangan jenazah atau evakuasi medis
- Kesalahan data pribadi
- Tidak mencantumkan sertifikat polis resmi
Kendati Anda hanya wajib menunjukkan asuransi ini untuk perjalanan pertama (apabila Anda adalah pemohon visa multiple entry), Anda tetap harus berkomitmen membeli asuransi untuk perjalanan-perjalanan berikutnya.
5. Bukti Keuangan
Anda harus membuktikan bahwa Anda memiliki dana yang cukup untuk membiayai perjalanan dan selama tinggal di kawasan Schengen.
Bukti keuangan yang diterima:
- Rekening koran 3-6 bulan terakhir, distempel dan ditandatangani oleh bank
- Slip gaji 3 bulan terakhir
- Surat keterangan sponsor (jika pihak lain yang menanggung biayanya), beserta bukti hubungan dan dokumen keuangan sponsor
Adapun jumlah minimum dana bervariasi, tergantung negara tujuan dan lama tinggal. Karena itu, sebaiknya periksa ketentuan spesifik di kedutaan negara yang Anda tuju.
6. Bukti Akomodasi dan Rencana Perjalanan
Terakhir, Anda juga harus menunjukkan rencana perjalanan yang jelas dan bukti tempat menginap selama di kawasan Schengen.
Untuk itu, siapkan dokumen-dokumen berikut:
- Reservasi hotel untuk seluruh durasi perjalanan
- Surat undangan resmi dari tuan rumah (jika menginap di rumah keluarga atau kenalan) yang ditandatangani dan telah dilegalisasi
- Tiket pesawat pulang-pergi (reservasi sudah cukup, tunda membeli tiket sebelum visa keluar)
Dokumen Pengurusan Visa Schengen Berdasarkan Status Pekerjaan
Otoritas Schengen perlu mendapat jaminan bahwa Anda memiliki alasan kuat untuk pulang ke Indonesia setelah kunjungan berakhir. Hal ini guna mencegah kemungkinan penyalahgunaan visa (overstay) atau tinggal secara ilegal.
Salah satu cara terbaik untuk membuktikannya adalah dengan menunjukkan stabilitas pekerjaan atau kegiatan Anda di tanah air.
Adapun persyaratan dokumen pendukung ini bervariasi tergantung pada pekerjaan Anda.
1. Untuk Karyawan
Bagi Anda yang merupakan karyawan, dokumen-dokumen di bawah ini harus Anda siapkan sebagai bukti status kepegawaian dan kestabilan finansial Anda:
- Surat keterangan kerja yang ditandatangani atasan atau pejabat HRB dan distempel dengan stempel resmi perusahaan
- Surat izin cuti
- Slip gaji 3-6 bulan terakhir
- Rekening koran 3-6 bulan terakhir
Semua dokumen di atas, jika berbahasa Indonesia, wajib Anda terjemahkan ke dalam bahasa Inggris atau Jerman oleh penerjemah tersumpah.
2. Untuk Wiraswasta atau Pemilik Perusahaan
Dokumen apa saja untuk membuat visa Schengen bagi wiraswasta? Jika Anda adalah pemilik usaha, persyaratan dokumennya sedikit berbeda.
Karena Anda tidak memiliki atasan untuk menerbitkan surat keterangan kerja, Anda perlu menunjukkan bukti eksistensi dan kestabilan bisnis Anda melalui berkas-berkas di bawah ini:
- Salinan akta pendirian perusahaan atau surat izin usaha (SIUP atau TDP) yang masih berlaku
- Surat keterangan dari bank yang menyatakan perusahaan Anda dalam kondisi baik (good standing)
- Surat Pemberitahuan Tahunan (SPT) pajak 1-2 tahun terakhir
- Rekening koran perusahaan 3-6 bulan terakhir
3. Untuk Pelajar
Bagi Anda yang saat ini berstatus pelajar maupun mahasiswa, kelengkapan dokumen visa Schengen yang Anda butuhkan adalah:
- Surat keterangan aktif kuliah yang menyatakan Anda sedang dalam masa studi, serta menyebutkan jurusan dan perkiraan tahun kelulusan
- Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
- Surat izin cuti kuliah (jika bepergian selama masa perkuliahan)
4. Untuk Pensiunan
Jika Anda sudah pensiun, siapkan dokumen pengajuan visa Schengen berikut:
- Surat keterangan pensiun dari instansi tempat Anda bekerja sebelumnya atau bukti penerimaan dana pensiun
- Rekening koran yang menunjukkan saldo dan aliran dana pensiun yang cukup untuk membiayai perjalanan Anda
5. Untuk Pengangguran
Sementara itu, bagi pemohon yang tidak bekerja, persyaratan dokumen visa Schengen menjadi lebih ketat. Pasalnya, Anda wajib menunjukkan bahwa Anda tidak memiliki maksud untuk tinggal secara ilegal di Eropa.
Dokumen yang biasanya diminta adalah:
- Surat nikah (jika suami atau istri yang menanggung biayanya), lengkap dengan paspor dan surat keterangan kerja pasangan plus rekening koran pasangan 3-6 bulan terakhir
- Surat tanggungan (jika biaya ditanggung oleh orang tua atau anggota keluarga lain), disertai bukti hubungan keluarga (akta kelahiran)
6. Untuk Kunjungan Keluarga atau Pribadi
Apabila maksud Anda adalah berkunjung ke sanak saudara atau sahabat di Eropa, surat undangan (invitation letter) adalah dokumen yang tidak boleh terlupakan.
Surat ini harus:
- Ditandatangani oleh tuan rumah yang tinggal di negara tujuan
- Dilegalisasi oleh otoritas setempat
- Dilengkapi dengan fotokopi KTP (ID card) tuan rumah dan bukti kemampuan finansial tuan rumah
Tips Mempersiapkan Dokumen agar Visa Schengen Disetujui
Berdasarkan laporan Daily Mail, sekitar 1,7 juta permohonan visa Schengen ditolak setiap tahunnya. Dan sebagian besar penolakan terjadi karena kesalahan dokumen. Padahal, kesalahan ini sebetulnya bisa dihindari.
Supaya permohonan visa lolos, ikuti tips-tips berikut ini.
- Pastikan semua data konsisten di seluruh dokumen.
- Susun dokumen sesuai urutan checklist kedutaan agar petugas mudah memeriksa.
- Gunakan booking hotel atau tiket pesawat yang valid.
- Perhatikan waktu pengajuan, minimal 15 hari sebelum keberangkatan.
- Bayar biaya yang ditetapkan, yakni sebesar €90 (sekitar Rp1,5 juta) untuk pemohon berusia dewasa atau €45 (sekitar Rp750 ribu) untuk anak usia 6-12 tahun.
- Pastikan asuransi perjalanan memiliki nilai pertanggungan minimal €30.000 dan berlaku di seluruh kawasan Schengen selama durasi perjalanan Anda.
- Periksa kembali seluruh dokumen sebelum menyerahkan.
Yang tidak kalah penting dari lengkapnya dokumen visa Schengen adalah terjemahan yang resmi.
Kedutaan besar negara Schengen secara tegas mensyaratkan bahwa dokumen yang tidak dalam bahasa Inggris atau bahasa negara tujuan harus disertai dengan terjemahan resmi.
Terjemahan dari penerjemah umum, apalagi dari Google Translate, tidak akan lolos. Itu artinya Anda butuh jasa penerjemah tersumpah. Tetapi jangan andalkan sembarang penerjemah. Pilih yang sudah mengantongi pengakuan resmi dari instansi pemerintah maupun kedutaan besar, seperti Pro Penerjemah.
Di Pro Penerjemah, dokumen-dokumen Anda akan di-handle oleh penerjemah profesional yang bersertifikat. Hasilnya siap Anda gunakan untuk pengajuan visa Schengen maupun keperluan penting lain.
Jadi, jangan sampai masalah dokumen menggagalkan perjalanan Anda ke Benua Biru. Serahkan penerjemahan dokumen visa Anda kepada Pro Penerjemah yang tepercaya. Segera hubungi Pro Penerjemah untuk konsultasi gratis.
